Workflows & Prozesse für standardisierte MICE-Abläufe
Automatisieren Sie den gesamten Veranstaltungszyklus: Vom strukturierten Location-RFP über Budget-Freigaben und Einladungskaskaden bis zum revisionssicheren Finanz- und ESG-Abschluss.
Der 5-stufige meetingswitch Standardprozess
Schluss mit E-Mail-Chaos, unübersichtlichen Tabellen und manuellen Nachfassaktionen. Jeder Meilenstein wird digital getrackt.
Bedarf & Ausschreibung (RFP)
Strukturierte Erfassung aller Raumbedarfe, Übernachtungskontingente und Technikpakete. Automatisierter Versand an qualifizierte Anbieter mit Ratenvergleich.
Angebotsvergleich & Freigabe
Normierter Matrix-Vergleich aller eingegangenen Offerten. Automatischer Start der internen Freigabekette gemäß hinterlegter Wertgrenzen.
Teilnehmer- & Gästemanagement
DSGVO-konforme Registrierung, Ticketausstellung, Kontingentverwaltung, automatisierte E-Mail-Kaskaden und digitaler Check-in vor Ort.
Rechtssichere Durchführung
Live-Abstimmungen für Generalversammlungen, Speaker-Briefings, hybride Session-Streams und kontinuierliche Raumbelegungs-Steuerung.
Controlling & ESG-Abschluss
Soll-Ist-Kostenabgleich, DATEV/SAP-Export, automatisierte Zufriedenheitsbefragungen und CO2-Nachhaltigkeitsreporting nach aktuellen Standards.
Genehmigungskaskaden ohne Engpässe
Hinterlegen Sie individuelle Wertgrenzen, Kostenstellenverantwortliche und Vertreterregelungen. Genehmiger können Vorgänge mit einem Klick per E-Mail oder im Portal freigeben.
Beispiel-Genehmigungspfad (Konzern)
Automatisierung, die spürbar entlastet
Wiederkehrende Routineaufgaben werden von der meetingswitch Engine vollautomatisch im Hintergrund ausgeführt.
Nachrücker-Logik
Storniert ein Teilnehmer seinen Platz, rückt automatisch die nächste Person auf der Warteliste nach und erhält das Ticket samt Zahlungsfrist.
Hotel-Fristenüberwachung
Erinnerung an kostenfreie Stornofristen bei Zimmerabrufkontingenten verhindert teure No-Show-Gebühren für Ihr Unternehmen.
Export & Buchhaltung
Automatische Generierung vorkontierter Buchungssätze und CSV/XML-Exporte für Buchhaltungssysteme zum Monatsabschluss.
Bereit für reibungslose MICE-Prozesse?
Lassen Sie uns Ihre aktuellen Arbeitsabläufe analysieren. Wir zeigen Ihnen, an welchen Schnittstellen Automatisierung am meisten Zeit spart.